今すぐ法律で規制してほしい、「打合せの質」を下げる５つのNG事項

こんにちは、ちゃにおです。

多忙を極めるこの時代。

またメールや電話でのやりとりもできる今、複数の人間を集めて、数十分～数時間、時間を拘束する「打ち合わせ」は、昔に比べると大変貴重な機会になってきました。

にもかかわらず、打合せでの生産性をどれだけ真剣に取り組んでいるでしょうか？

僕は、広告代理店という仕事柄、半分近くの時間をこの「打合せ」に費やしています。社内の人はもちろん、社外の方も含めていろいろな方と打ち合わせをします。

しかし残念ながら、その貴重な打ち合わせで、基本的なことができていないケースを目にします。

当たり前のことなのに、意外ととできていない、

打ち合わせの質を下げるNG事項について、ご紹介します。

①目的・ゴール・現状の課題があいまい

「〇〇についての打合せ」ということだけが連絡されていて、「打ち合わせのゴールと目的、今の課題ってなんですか？」と聞いても、パッと答えてもらえない時があります。

ゴールがなければ、本来はどうアプローチすべきかも定まらず、ゴールにもたどり着けないのは当たり前です。

ところが、これらが曖昧なままで、いざ打ち合わせが始まってからそれを整理し始める人がいます。もちろん、それを整理するのが打ち合わせの目的なら構いません。

しかしそうでなければ、すぐに議論に移れないばかりか、そもそも用意してきたであろう資料だって、焦点が合っていないものの可能性があります。

「今日は〇〇の打合せです。今日のゴールは〇〇を定めること。現状課題となっているのは、〇〇をどうするか、ということです。そのために、〇〇さんと〇〇さんにはこんな準備をしてもらってきています。それを発表していただいた後、課題をどう解決するか、意見をください」

など、はっきり定めて、あらかじめ皆さんに伝えておいてください。

②参加者の頭合わせができていない

参加者の中に、打合せに関する理解度が低い方がいたときは、頭合わせ（認識一致、状況共有）を事前にしておくことが必要です。でなければ、既に知っている人も含めた場でそのおとを説明しなければならず、無駄が生じるからです。

新しく途中から入ったなど理解度が低い方がいたときは、個別に頭合わせをしたり、また「全てをご理解頂く必要はないので、こういう役割で参加していただきたい」など、参加の仕方を説明しましょう。

また、資料が事前に配られている場合は、その資料を読むことも当たり前ですが必要です。（忙しさも踏まえ、読めるレベルの量の資料であることも大事ですが）

でないと、その人に説明する時間も、その人が参加している時間も、無駄な時間になります。

③話が長い

私が個人的に一番嫌いなのが、この「話が長い」人です。

結果それがそのことを伝えるに必要不可欠な長さであればいいのですが、99％の場合、話の長い人は「要点をとらえられていない人」です。本人は気づいていないのかもしれませんが、のびのびと話している間、他の人は退屈し、打ち合わせの雰囲気も悪くなっていきます。

「打合せで発言しない人は参加している価値がない」とよく言われますが、「何か話さないと判ってないと思われそう。ナメられそう」と心の底に合っているのか、少ないチャンスをつかんで話し始めたら、ずーーっと話し始める人は、「参加者の時間という価値を奪っている」と言えます。

例えば5人に向かって1分話したら、チーム全体で5分の時間を費やすほどの価値を生み出した会話だったか、常に気を付ける必要があります。できるだけ短く、わかりやすい会話は、チームへの配慮と貢献です。意図を伝える能力が必要になると思います。

④話がかみ合わない

思い込みが激しかったり、「何か言わなきゃ」という意識が強いと、相手の話をきちんと聞けず、話しがかみ合わないことがあります。

相手が話しているときは、しっかり相手の話を聞き、理解することが必要です。そして話すときに相手の表情などの様子を見ていれば「あれ、今の話伝わっていない？」と疑問を持ち、質問し、話を噛み合わせることができます。

「今なんの話をしているのか」きちんと聞き取ることが必要ですし、他の人がかみ合っていないと感じたら、言葉を選んで修正するということが必要です。

僕の場合、目上の方には「すみません、ちょっと僕が議論についていけれないかもしれないんですけど、今って何について話しているんでしたっけ？」と聞いて確認をしています。そうすると、本当に散漫な場合、改めて議題を考え直せますし、一人気づいていない人がいた場合は、他の人が僕に教える、という形で指摘することができます。

⑤ファシリテーターや決裁者が不在

議論をスムーズに進行し、時間内にゴールにたどり着けるよう進めていくのがファシリテーターです。打ち合わせ時に、「僕がファシリテーターです」とはっきり言わないまでも、今日の打合せは誰が仕切るか、ということは決めないといけません。様々な意見が出るよう話を振り、時間内に打ち合わせが終わるよう議論を収束させ、時間内に終わらせる役割が必要です。また、時間内に決まらなそうな場合は、延長するのか、持ち帰るのか、判断を仰がなければなりません。

またその判断を仰ぐのが決裁者です。もちろん明確に一人決まるわけではないのですが、最終的に「これでいきましょう」といえる人が必要です。

また後で詳しく書こうと思いますが、

打ち合わせは仕事全体の生産性を大きく左右する、非常に重要なポイントです。

それなのに、

勝負どころだと思って真剣に向き合う人が少なく、なんとなく進んでいっているように感じます。

仕事の成果のキーポイントである、打ち合わせの質を上げて、生産性を上げていきましょう。

ちゃにお